JOBBOutfitPersonlig utveckling

Min approach till time management

2020-10-26

Detta inlägg innehåller reklamlänkar.

Tidsplanering hjälper dig att arbeta smartare.

Helgen försvann lika snabbt som den kom och jag har just huggit in på denna veckas planering och jobb. Jag har tre nya uppdrag jag ska påbörja research inför, texter att skriva och ett viktigt beslut att fatta. Så det blir gasen i botten redan från start. Eftersom det är höstlovsvecka och många är lediga hoppas jag få bra arbetsro.

Jag ska erkänna att jag varje måndag skriver en lång att göra-lista … och just när jag skrivit klart den blir jag nästan överväldigad. Eller snarare, den där att göra-listan är ett konstant levande dokument där saker bockas av och nya punkter oavbrutet förs upp. Jag har nog alltid jobbat på det sättet redan från när jag fick min första anställning, fast kanske än mer i dag när jag driver eget företag.

För när du är din egen chef är det svårt att säga till sig själv att det räcker med jobb för veckan. Sanningen är att det aldrig känns tillräckligt! Men så är jag också en person med stort kontrollbehov med höga krav på mig själv att alltid leverera.

Tidsplanering är en bra färdighet att ha, det kan komma väl till pass oavsett om du driver företag, eller är en del av ett. Genom åren har jag förstås också lärt mig att vikten av att slappna av. Att sätta upp strategier för en mer effektiv tidsplanering är inte ett sätt att få dig att arbeta hårdare, snarare att hjälpa dig arbeta smartare – och spendera din tid på RÄTT saker. Det som hjälpt mig är hur jag strukturerar min vecka – både den aktiva, upptagna, springa runt på stan-tiden och rumpan på stolen, blicken på skärmen och nu får vi skiten gjord-tiden.

Det viktiga är ju att du har en tidsplanering som funkar för dig och att du bestämmer över din egen tid för att uppnå det du vill och inte vad andra vill. Här är några av mina tips på hur du ser till att få ut det mesta av arbetsveckan:

Blocka tid i kalendern – och var realistisk

Tid är den enda resurs som är rättvist fördelad; vi har alla lika mycket av den. Att tro att du kan pressa in hur mycket som helst i din arbetsvecka är dömt att misslyckas. Blocka tid i kalendern för möten, förberedelsetid, eget arbete och ställtid. Var realistisk! Möten kräver ofta arbetstid både  innan och efter vilket man kanske inte tänker på. Jag är en tvångsmässig kalenderanvändare – om än flexibel eftersom förändringar kan ske med kort varsel, till exempel om en intervju ställs in eller flyttas på. Så snart ett uppdrag kommer in planerar jag in när det ska förberedas och göras och fastställer slutdatum för mig själv (i god tid innan deadline). Det kan också vara smart att fundera över när på dygnet du är som effektivast. Alla människor är olika. Om du arbetar bäst på morgonen  så planera in mer krävande uppgifter tidigt på dagen och mer rutinmässiga saker till senare under dagen – och vice versa.

Prioritera och koncentrera dig på en sak i taget

Gör rätt saker i rätt tid! Vi har alla ”många bollar i luften” men inte ens den mest multitaskande kan ägna tid åt alla samtidigt. Det leder bara till stress och halvdant resultat. En viktig strategi är att koncentrera dig helt och fullt på en sak i taget. Fokusera på uppgiften och på målet och se till att avskärma dig från saker som stör din koncentrationsförmåga. Varför inte sätta telefonen på ljudlöst eller helt lägga undan den? Om du ändå måste svara i telefon, försök göra avbrottet så kort som möjligt och be att få ringa upp senare. Prioritera vad som måste göras nu och vad som kan senareläggas. Själv har jag en förkärlek för att använda papper och penna i min planering, så jag en fin skinnkalender med veckoöversikt och gott om plats för anteckningar, och där jag även kan sätta in post-its eller viktiga papper. Det ger mig en bra överblick och funkar för mig. Andra kanske föredrar digitala kalendrar eller olika appar där man kan lägga in påminnelser och kontaktinformation och annat.

Boka in arbetsdejter

En ny praxis för mig som jag älskar! En av sakerna jag saknar med att till höra en företagskultur är samarbetet med andra. Jag saknar att ha människor runt mig att bolla idéer och brainstorma med. Så jag har gjort till en vana att boka in kaffearbetsdejter. Dels möjliggör det tid att träffa kollegor och partners och höra vad som har hänt sedan sist, och dels är det en skön arbetsatmosfär jag gillar. Plus att det bryter upp den normala rutinen, särskilt om man väljer nya ställen och stadsdelar – alltid bra när det gäller att få igång idéflödet.

Lär dig att säga NEJ

En tuff punkt, jag vet, men det blir lättare med tiden. Ibland kommer förfrågningar och inbjudningar in från vänster, och trots att man sitter med fulltecknat schema så kanske man väldigt gärna vill tacka ja. Inse – och acceptera – faktum: Man får inte in allt. Det är bara korkat att ens försöka. Att inte ha kontroll över och kunna planera sin tid är alltid en stressfaktor. Självklart är det smickrande att bli tillfrågad, i synnerhet om förfrågan kommer från en ny kund eller samarbetspartner. Vid de tillfällena har jag extremt svårt att säga nej; som egenföretagare är man ju den som drar in jobben. Men tar jag på mig för mycket slutar det oftast med att jag pressar in det nya åtagandet och sitter där och sliter kvällar och helger för att hinna med allt. Jag har lärt mig att det där ”nejet” inte behöver innebära att jag stänger dörren för gott, utan snarare säkerställer att jag kan genomföra mina åtaganden och uppnå bästa möjliga resultat med den tid jag har till förfogande.

Ta paus

Minst lika viktigt är det att avsätta tid i schemat för PAUS.  Arbete utan avbrott blir sällan särskilt produktivt. Den berömda balansen, ni vet? Behandla pausen som ett vanligt åtagande, det vill säga planera in det i kalendern. Det kan räcka med att lämna datorn och kontoret för en nypa frisk luft. Eller ta en kaffe på något kafé och byt miljö för en stund för att återfå energin och motivationen. Jag vet att det kan vara svårt att bryta när man befinner sig mitt uppe i någonting, eller sitter med någon uppgift som inte blir som man tänkt sig och bara vill lösa. Lösningen kommer sällan om du sitter kvar, utan genom att bryta tankemönstret. En paus är väl använd tid, oavsett hur mycket du har att göra enligt din kalender,

Outfitdetaljer: Skinnjacka Massimo Dutti (liknande här) // Kostymbyxor i ull Arket // Finstickad tröja House of Dagmar (liknande här) // Loafers Rizzo (liknande här) // Krokopräglad kuvertväska Massimo Dutti (liknande här)

 

Foto: Sean Lewthwaite